Как считать себестоимость рейса и не уйти в минус

Перевозчик, который считает рейс как «ставка минус топливо минус зарплата водителя», почти всегда работает с меньшей маржой, чем думает. Проблема не в том, что он забыл какую-то статью, а в том, что самые крупные скрытые расходы не выглядят как расходы рейса.

Что входит в стоимость километра

Полная себестоимость складывается из двух групп.

Переменные — зависят от пробега:

• топливо по фактическому, а не паспортному расходу;
• шины — комплект делится на ресурс в километрах;
• масла и техжидкости;
• плановое ТО, разнесённое на межсервисный пробег;
• дорожные сборы и платные участки.

Постоянные — идут независимо от того, едет машина или стоит:

• лизинг или амортизация;
• страхование;
• налоги и обязательные платежи;
• стоянка, ремонтная база;
• зарплата диспетчера, бухгалтерии, руководителя;
• связь, программы, офис.

Постоянные расходы делятся на планируемый годовой пробег и добавляются к переменным. Именно этот шаг чаще всего пропускают — и получают ставку, которая покрывает топливо и водителя, но не покрывает лизинг.

Важная тонкость: делить нужно на реалистичный пробег, а не на желаемый. Если машина по факту проходит меньше запланированного, постоянная составляющая на километр растёт, и рейсы, считавшиеся прибыльными, таковыми не являются.

Порожний пробег — главный пожиратель маржи

Рейс редко состоит только из гружёного плеча. Есть подача под загрузку и возврат. Эти километры стоят столько же, сколько гружёные, а приносят ноль.

Отсюда правило: считать нужно не стоимость гружёного километра, а стоимость всего цикла — от выхода машины до её возвращения в точку, откуда она сможет взять следующий заказ. Рейс с отличной ставкой и трёхсоткилометровой пустой подачей может оказаться хуже скромного рейса рядом.

Полезный показатель — доля гружёного пробега в общем. Улучшение этой доли на несколько процентов даёт больше, чем торг за ставку.

Простой стоит денег, хотя и не выглядит расходом

Ожидание погрузки, очередь на выгрузке, задержка документов — машина стоит, постоянные расходы идут, а водитель получает зарплату. Если простой не фиксируется, он растворяется в общей себестоимости и его как будто нет.

Фиксация простоя даёт две вещи. Во-первых, основание требовать оплату там, где это предусмотрено договором. Во-вторых, статистику по контрагентам: часто оказывается, что один-два клиента дают непропорционально много часов ожидания, и это меняет оценку их выгодности.

Прибыльность направления, а не отдельного рейса

Отдельный рейс мало о чём говорит. Смотреть нужно на направление целиком: есть ли обратная загрузка, насколько стабилен поток, какова средняя доля порожнего пробега.

Направление с чуть более низкой ставкой, но с гарантированной обратной загрузкой, обычно выгоднее направления с высокой ставкой и пустым возвратом. Это видно только тогда, когда рейсы сгруппированы по направлениям, а не лежат общим списком.

Документы — это тоже деньги

Оплата приходит после закрывающих документов. Каждый день задержки транспортной накладной — день отсрочки платежа. У перевозчиков с большим парком именно здесь чаще всего возникает кассовый разрыв: рейсы выполнены, деньги в пути, а лизинг платить сегодня.

Практическая мера — контроль возврата оригиналов как отдельного этапа рейса, а не как чего-то, что случится само. Рейс не считается закрытым, пока документы не вернулись и счёт не выставлен.

Что смотреть еженедельно

• маржу по каждому завершённому рейсу с учётом полной себестоимости;
• долю гружёного пробега;
• часы простоя с разбивкой по контрагентам;
• количество рейсов, по которым не вернулись документы дольше нормы.

Все четыре считаются из данных, которые и так возникают при каждом рейсе. Вопрос только в том, попадают ли они в одно место или живут в путевых листах, мессенджере диспетчера и бухгалтерской программе по отдельности.